重要度・緊急度＋タスクボードでのタスク管理
私は普段タスク管理ではTrelloと呼ばれるタスク管理ツールを利用しています。
Trelloを使用して数年が経ち、私の中での使い方が定まってきたように思えます。今回はそのアウトプットとして「重要度・緊急度 + タスクボードでのタスク管理」を御紹介します。
何回かに分けてまとめており、以下がその目次です。今回はその三回目です。
- 第一回：タスクボードとは？
- 第二回：重要度・緊急度マトリクスについて
- 第三回：重要度・緊急度＋タスクボードでのタスク管理
- 第四回：作業見積りを加えたタスク管理
第三回では、これまでにご紹介したタスクボードと重要度・緊急度を用いたタスク管理方法についてまとめます。
タスクボードとは？
第一回の記事にて、タスクボードは３種類、
- To Do
- In Progress
- Done
に分類し管理することが一般的であると御紹介しました。再掲すると以下のような図です。
始まりはここからになりますが、この中でも「To Do」の部分にフォーカスをします。
To Doを重要度・緊急度で分類
To Doにタスクを闇雲に書き出して増やしていっても、どれが優先すべきタスクで、重要なタスク化がすぐにわからないと効率的にタスクを管理することができません。
そこで、重要度と緊急度で分類することで、タスクの優先度をわかりやすくします。そうしてTo Doを分類したのが以下の図になります。
私は重要度・緊急度マトリクスで分類したものを短い言葉にしています。
大きな理由はありませんが、スクリーン上で見た時に長い分類タイトルにしたくないので、以下のように読み替えています。
- 今やるべきこと → 仕事
- 将来に向けてやること → 事業
- 緊急にやること → 業務
- それ以外の雑務 → 雑務
あくまで言葉を短くしたいだけですので、言葉の変換が意味として正しいかはあまり気にしていません。「作業中」と「完了」は日本語にしただけです。
４分類に分けたTo Doリスト
上記のタスクボードを用意したら、その中に今自分が認識しているタスクを書き出し、分類していきます。
例としてA〜Hまでのタスクを分けたとすると以下のようになります。
これで、どのタスクから着手すべきかはわかりやすくなったと思います。
その日に行うタスクは作業中へ
分類されたタスクをその日の朝、もしくは前日の夜に作業中へ移動させます。
今回の例としては、タスクA、C、Fが作業中へ移動しその日行うタスク対象となりました。
できたらきちんと完了へ
その日行うべきタスクで完了できたものは「完了」へと移動させます。
タスク遷移は上記のようなイメージです。
ここからは実際のタスク管理のコツとして、私が留意していることをまとめます。
完了しなかったら戻す
私はもし終わらないものがあったら、一度「To Do」に戻すようにしています。
理由としては、翌日の重要度・緊急度がその日と同じとは限らないからです。
一日単位では多く変わらないとしても、翌日には翌日の重要度・緊急度があります。
そういった面からタスクを見直し、翌日にもそのタスクを行うことが確実でない限り、完了できなかったタスクは「To Do」に戻します。戻される分類が変わることも問題ありません。
完了タスクをすぐに消さない
もう一点、私が行っていることとして、完了できたタスクは、必ず「完了」へと移動させいます。作業中からすぐにそのタスクを画面上から消すということをしません。
これにも理由があり、
- 小さいながらも達成感を得る
- その日何のタスクを終えることができたのかを把握する
- どのくらいの時間をかけたかを、後々振り返る
ためです。
特に振り返りにを大事にしているため、振り返りが終わったあとにまとめて画面から削除しています。
タスク管理を正確に行うために
今回は重要度・緊急度とタスクボードでのタスク管理をどう行うのかを見ていきました。
次回は応用として作業時間を考慮したタスク管理を見ていきます。
この作業時間を見積もるというのがタスク管理の隠し味です。
うまくタスクを消化できず、翌日に持ち越してしまう事がよくあった私のタスク管理を変えてくれた有効な手段の一つです。
次回はその具体的な方法をまとめていきたいと思います。