重要度・緊急度マトリクス
私は普段タスク管理ではTrelloと呼ばれるタスク管理ツールを利用しています。
このTrelloというツールは、アジャイル開発に親和性の高いツールとして有名で、システム開発に従事する方だけでなく、一般的なビジネスにおけるタスク管理にも十分活用できるツールです。
Trelloを使用して数年が経ち、私の中での使い方が定まってきたように思えます。今回はそのアウトプットとして「重要度・緊急度 + タスクボードでのタスク管理」を御紹介します。
何回かに分けてまとめており、以下がその目次です。
- 第一回：タスクボードとは？
- 第二回：重要度・緊急度マトリクスについて
- 第三回：重要度・緊急度＋タスクボードでのタスク管理
- 第四回：作業見積りを加えたタスク管理
重要度・緊急度マトリクスについて
重要度・緊急度マトリクスとは、とある事柄を重要度と緊急度の軸で、４つの象限に分けて分類するための手法です。以下のような表ようなイメージです。
今回はタスクを分類するため、私は４つの象限を以下のように定めています。
- 重要度：高、緊急度：高 → 今やるべきこと
- 重要度：高、緊急度：低 → 将来に向けてやること
- 重要度：低、緊急度：高 → 緊急にやること
- 重要度：低、緊急度：低 →それ以外の雑務
今やるべきこと
重要度が高く、緊急度も高いタスクは、まさに直近行うべきタスクとなります。
早く対応しなければ、ビジネスへの影響が大きいものになります。
私の例であれば、
- そのタスクを行わければ、ユーザの利用を制限してしまうもの
- 直前に控えた重要な成果物の作成（報告書や分析レポートの作成など）
- 上位役職者から依頼のあったタスク
などが該当します。
将来に向けてやること
重要度が高く、緊急度が低いタスクは、将来に向けて行うべきタスクと位置づけられます。
急いでやる必要ないけれど、これをやっておいた方が確実に良い方向へ向かうと思われるものが該当します。
例えば、
- 現在行っている業務プロセスの見直し
- チーム全体に関わる問題の洗い出しや対応策の検討
- 組織やチームへの提言の取りまとめ
- 自己内省やチームメンバーとのフィードバック
などでしょうか。
その他に、納期が先であるもので、ユーザーインパクトがあるものも一時期こちらに分類することもしています。このあたりは使い方次第です。
緊急に向けてやること
重要度が低く、緊急度が高いタスクは、実ビジネスにあまり影響はありませんが、納期が短く急いでやらなければならないものが分類されます。
例えば、
- 緊急で依頼のあった（納期が短い）調査・回答
- 頭は使わない短納期の作業(即レスを求められるメールやチャットなど)
- お客様や重要なステークホルダーからの連絡受け（簡単な問合せ）
- 部下やチームメンバーからの急な相談
などが該当します。
今やるべきことの違いとしては、納期が短いもので直感的に重要度が高くないと感じたものはこちらに分類するようにしています。
それ以外の雑務
重要度が低く、緊急度も低いタスクを「それ以外の雑務」として分類します。
ですが、私としては上記の３分類どれにもあてはまらないと感じたタスクをこの「それ以外の雑務」として分類しています。
例としては
- 懇親会の回答
- 研修の受講申し込み
- 出張旅費などの申請作業
などが該当します。
分類が正しいかを気にしすぎない
最後に重要度・緊急度マトリクスをタスク管理に用いる場合は、
あまり「このタスクはこの分類で良いのか？」ということを気にしすぎない方が良い
ということも分類する上でのコツです。
あくまで目的は、自分のタスクを効率的に消化することですので、分類することに固執して時間を消費してしまっては意味がありません。
私も、初めのうちは正しい分類をしきれない事がしばしばありましたが、経験を重ねるうちに精度高く分類できるようになってきています。
次回はタスクボードと、重要度・緊急度の分類を利用して、どうタスク管理行うのかについてまとめたいと思います。
前回の記事はこちらです。