タスクボードとは？
私は普段タスク管理ではTrelloと呼ばれるタスク管理ツールを利用しています。
このTrelloというツールは、アジャイル開発に親和性の高いツールとして有名で、システム開発に従事する方だけでなく、一般的なビジネスにおけるタスク管理にも十分活用できるツールです。
Trelloを使用して数年が経ち、私の中での使い方が定まってきたように思えます。今回はそのアウトプットとして「重要度・緊急度 + タスクボードでのタスク管理」を御紹介します。
何回かに分けて御紹介する予定で、以下がその目次です。
タスクボードとは？
タスク管理の手法の一つとして、タスクボードを用いたタスク管理があります。
私が知る一番の活用例としては、５～８人程度で行われるアジャイル開発で用いられる手法であると認識しています。
元々はチームで作業を行う時に、大きいホワイトボードや壁などにタスクボードを貼っていたようで、名前がタスクボードと呼ぶのだと理解しています。
タスクボードのイメージ
以下の図がタスクボードのイメージです。
大きいボードをいくつかの分類に分け、その分類の中にタスクを書いていきます。
タスクの粒度
私がタスクボードに記載するタスクの粒度として以下のルールに基づいて分解をしています。
- １人でこなすことができる
- 単体の作業
- １時間程度(最長２時間以内)で終えられる
例えば、
- ○○報告会向けの資料を準備する
というやらなければならないものがあったとします。
仮にこの資料作成において、
「報告会のアジェンダ」を決め、
「報告に向けたデータ収集」をし、
「データ集計とグラフ化」を行った後に、
「報告会資料の作成」を行うのであれば、
この粒度にまで落とし込んだものをタスクにします。
「チーム内でのレビュー」も行う場合は、それもタスクの１つです。
まとめると以下のひとつひとつが、タスクになります。
- （報告会の）アジェンダ作成
- （方向に向けた）データ収集
- データ集計とグラフ化
- 報告会資料の作成
- チーム内レビュー
このくらいのレベルでタスクを分解することで、やるべきことを明確にし、かつ漏れのないようにしていきます。
やるべきことが明確でなくタスク分解できない場合
まだやるべきことが具体的に定まっておらず、タスクが上記のレベルで分解できない、といったことがしばしば起こります。
そういった場合は、一度「現時点で」分解できるレベルにまでタスク分解し、そっとしておきます。
時間が経つと、話がまとまり具体的になるということは良くありますので、その時になったらタスクの粒度を細かくしていけばOKです。
３つの分類で現在の状況を理解する
タスクボードの分類の仕方は、その方に合うように分解をすれば問題ありません。
一般的には３種類の分類で管理することが良いとされています。それが以下の３種類です。
- ToDo
- In Progress
- Done
以下、ひとつずつ分類の意味を説明していきます。
ToDo：着手していないタスクを管理
「ToDo」に分類されるタスクは、「まだ着手していないタスクの置き場所」として用います。
いわば、タスク漏れや忘れを防止するために貯めて場所になります。
とりあえずやるべきことが発生したら、まずはToDoの中に書き込むようにします。
In Progress：作業着手したタスクを管理
「In Progress」に分類されるタスクは、「作業着手をしたタスクの置き場所」になります。
上述した報告会の例で、「アジェンダ作成」着手したのであれば、「アジェンダ作成」のタスクを「In Progress」へ移動させます。
Done：作業完了したタスクを管理
「Done」に分類されるタスクは、「作業完了したタスクの置き場所」です。
作業着手した「In Progress」にあるタスクが完了したら、Doneに移すようにします。
Doneに置かれたタスクは完了しているので、できたら捨ててしまって良いとする場合もあります。
私の削除ルールは、その時によって異なりますが、概ね以下のようにしています。
- ある目的のために達成すべき一連のタスクが完了した時
- 報告会の例であれば、報告会終了時
- １週間で区切り全て削除する
ToDoを重要度・緊急度を加味する
ここまででタスクボードの説明は終了です。
次のステップとしては、上記のTo Doにあるタスクを重要度と緊急度で分けていきますが、その前に「重要度・緊急度マトリクス」についてまとめていきたいと思います。